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如何发邮件

发布时间:2014-08-03 00:34:46  
在外企久了, 你会深深的体会到 Email 的重要性, 特别是对项目经理而言, Email 几乎是每天必用的工具。

打电话、面谈固然重要,但是 Email 是文字上的,更显得正式。特别是项目上的 申请、报告、通知等等,一封简明流畅的 email 很容易反映出你的工作能力。尤 其是给老板的,老板没有时间事事听你汇报,及时写封详尽的 email 给他,会起 到更好的效果。如果项目涉及海外公司同事的话,email 的重要性就更不言而喻 了。

在项目的执行过程中,形成用 email 与团队沟通的习惯,会帮助项目经理理清思 路,并记录一些细小的事,以便日后参阅。好的项目经理应该能够把自己的邮箱 转化为项目管理文件夹。

Email 是最好的呈堂证供 特别是同一件事可以 involve 多个人进来,即 copy to 多个人,这恐怕是最便利 且正式的声明方式了。当然,收信人不一定看你的信件,没关系,发完后打个电 话,并且有必要的话,发信时 CC 给老板,你的职责就算尽到了,对方不做是他 的事,日后有了问题,Email 就是最好的凭证了。尽管这样有点那个了,但是办 公室就是这样现实的,为了避免扯皮,首先要打好预防针。

Email 也是最好的偷懒工具 每天我会收到上百封邮件, 如果每封都看完, 岂不是累死! 窍门就是只看 to 的, cc 的基本就无视了(但还是要扫一眼,免得将来授人以柄) 很多人认为发 email 是浪费时间,一方面是英语不过关,在这里我只能说要在外 企打工,这是必备的能力,既然做这份工作,就先练好鸟语再说。给大家分享我 用来学鸟语的网站,自己先修炼一下吧:cnn.com 美国有线电视广播网,著名敌 台,可以练习英文阅读; teevoo.com 醍醐英语是个找外教练口语不错的地方; chinadaily.com 国内著名的英文站点,比 CNN 稍微容易一些;

Email 是终极的大杀器

现在外企的邮件列表可以很容易的查询一个员工的组织结构,他的同事是谁,老 板是谁,老板的老板是谁…一封来自外部的匿名 email,可以手术刀般的精确击 中组织结构上的关键点,如果证据确凿,往往能够一击致命!…

另一个误解 email 的原因恐怕就是不会写, 这里说不会写是指不会写有效的邮件。 邮件怎样才算有效呢?

首先要短小,言简意赅。email 毕竟不是年终报告,用不着凑字数,尽量让收信 人不要按 Pagedown 就能看完。

其次要清楚明白,尽量分个 1、2、3 说问题,不要几件事揉成一团。

最后要有的放矢,善用 CC 功能,将相关的人都抄送到,以示提醒,不相关的绝 对不要烂抄送。bcc 标识暗送,如果你收到一封 bcc 的邮件,表示发件人希望你 知道此事,但不希望真正收信人和 CC 的人知道“你知道这件事”,呵呵,有点 绕啊

最精华的技巧还要自己悟,欢迎大家也抛砖引玉!

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