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结构化会议(朱老师)

发布时间:2014-01-05 12:44:39  

如何高效地开会

结构化会议
朱 昉
http://zhufang.jiangshi.org

会议常见“症状”
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 无目标、缺议程 无会议资料、或资料过多 不守时 缺乏有效主持 与会者心不在焉 经常跑题 “针锋相对” 闲聊、开小会 会议无结论 无记录…
?总之,效率低

采用结构化会议是个好方法

? 会前议题

? 会中控制 ? 会后评估

开会要考虑效益
–哪些会应该开?

投入(时间、精力、资源等)

不该开 可开 可不开

应该开

效能
应该开

判断是否开会的简单工具
– 能够符合“五个如果”之一,就可以开会

成功的会议是需要设计的
? Why?
– 为什么要开会?

? Who?
– 谁主持,谁参加?

?“5W1H ”法

? When?
– 什么时间开始、结束?什么时候达到目标?

? What?
– 会议的主题是什么?要解决问题是什么?

? where?
– 在哪里开会?

? How?
– 如何有效开会?

会前准备的关键动作
?一定要确定好议题和议程 ? 要讨论什么内容,需要先列下来,否则容易跑题或 者目标不明确
– 如果是非正式的会议,可不必整理出书面的议程,但也 需要将大致需要讨论的内容逐一列举出来,免得开会时 没有讨论的重点

?明确会议中的角色,确定好主持人 ?若有必要,准备好会议资料、会议设施

主持人的职责
? 营造合适的会议气氛 ? 控制会议主题和时间

? 公布会议守则、安排记录
? 安排议事进度、控制会场

? 引导发言、避免冲突
? 正确地归纳总结讨论的内容 ? 达成团队决策

主持人如何开场
? 阐明目的
– 举办会议的主要目的是什么

? 说明背景
– 我们会议召开的背景情况,面临的问题

? 介绍议程
– 会议讨论的事项、先后顺序和预估时间

? 表达期望
– 对会议要达到的目标和参会人员的表现提出具体要求

结构化会议的操作
? 平等
– 会议中的控制
– 让成员积极参与,保证发言权力上的平等 – 每人都要发言,但每次只能一人发言

– 利于级别相对低的成员贡献智慧

? 平行
– 不轻易批评,但可以补充和完善 – 采用“平行思维”方式,相向而行,划开思维的不同 阶段集中讨论,避免了不同思维方式的相互干扰 – 顺序发言,不许打断,穷尽所有人的所有观点

?“结构化”保证了时间的利用率

开会要有结果
? 讨论
– 小组对每一条意见进行讨论,不清之处,进 行提问,请提出该意见的人进一步解释说明 – 重复意见可以删并,有新意见可补加

? 决策
– 可用打分或其他表决方式,形成团体意见

? 总结
– 由主持人进行会议总结,安排会后事项

? 记录
– 会议要有记录,必要时要形成会议纪要

案例1:中

粮的结构化会议
? ? 培训和会议结合在一起,实际是一个团队研讨工作的过程 先热身,然后是导入
– 导入一个理论 – 或者导入领导讲话、要求 – 或者导入存在的问题

?

研讨是最强调的一个环节
– – – – – 行动学习的催化 结合大家的智慧,凝聚大家的共识,提升大家的认识水平 里面有领导的催化 催化之后各个研讨小组要有一个呈现 之后就是领导最后再有一个点评

?

?

用到一些行动学习的工具,包括头脑风暴、角色划分,里面有组长、 催化师、纠偏员、速记员、控制员 实际还是一个从问题出发,经过大家的集体研讨,然后制订一个解决 方案,最后把这个方案落实

案例2:微软的高效会议
?
会前,固化会议流程
– 根据会议议题确定参会者,通知人员参会 – 阐述会议背景、具体要做什么事情(会议目标),当场征询意见,要求参会者就 讨论的议题发表观点,最后达成决议
– 会议主持人最后一页PPT都会讲下面应该怎么做,会告诉大家一个结论,接下来的工作 应该怎么做

?

会中,鼓励参会者发言,不发言就不要参加会议
– 如果参会者对提议均认同,就直接决定 – 如参会者对某些环节存在争议,在不违反原则前提下,由决策者直接拍板决定 – 如果决策者觉得信息不全面,那么下次会议再决策,但须明确时间节点,形成执行时间 表,明确某个时段大家要做什么,工作结果如何汇总,什么时间再开会 – 会中涉及到原会议议程上没有的话题,如果会议决策者觉得很重要,就可以加进来;如 果不是很重要,那也可以放一放,减少会议的时间 – 对于比较有争议的事情,为了会议的有效性,决策人应该根据争议的焦点来迅速做出判 断,做出一个决定来;决定错了也没关系,有决定比没决定好 – 如果主持人没有办法来做决定,就应该立刻告诉大家,先不要来争议,下次再来重新讨 论这个话题,不能使会议无休止地争议下去

?

所有的会议时间都不能超过一个小时

案例3:谷歌的高效会议
? 明确的会议议程
– 提供参会者希望讨论的问题的大纲 – 让他们知道将如何最有效地利用自己的时间

? 指定专门的note-taker
– Google高管们相信,通过制作一份官方的纪要,可以最大程度地马上 消除不准确性和不一致性

? 钻小会(Carve out micro-meeting)
– 领导者预留大量的小块时间段去参加有特定议题或者特定项目的小会

? 掌控办公时间Hold office hours ? 要数据,不要政治(Discourage politics, use data)
– 选择是基于价值以及事实,而不是个人关系 (Designs are chosen based on merit and evidence, not personal relationships)

? 忠于时间 Stick t

o the clock
– 在墙上都投影一个巨大的计时器,给特定的会议或者议题做倒计时

课程总结:成功会议的标准
?准时开始、准时结束
?会而议 ?议而决

?达到会议目标
?参与者踊跃

?决而行
?行而彻

?与会者彼此理解各自的观点

?形成了集体的决议和行动方案

作者简介
?朱 昉 ? 企业管理咨询与培训专家,高级职称 ? 30年跨行业实战工作经验 ? 曾在国家一级学会担任咨询顾问,从事管理咨询、 教育培训工作 ? 中国500强企业优秀培训师,著名财产保险公司培 训处长 ? 对企业大学有独特的研究,特别在企业内部讲师队 伍建设和实用课程开发方面经验非常丰富 ? 德国德累斯顿工业大学(Technischen Universit? t Dresden)职业教育硕士

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